О документах в деятельности НКО и сроках их хранения

В феврале вступили в силу Приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» и Приказ Росархива от 20.12.2019 N 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Действовавший ранее Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» утратил силу с 17 февраля 2020 года.

Перечень является нормативным правовым актом, устанавливающим сроки хранения типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, на основе требований действующего законодательства, иных нормативных правовых актов с учетом практических задач хранения документов и их исторической ценности.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее - документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее - организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Перечень имеет 4 графы. В графе N 1 Перечня указаны номера статей (статьям присвоена единая сквозная нумерация), в графе N 2 приведены наименования видов документов, в графе N 3 указаны сроки хранения документов, в графе N 4 приведены примечания к статьям (при наличии).

В     инструкции    разъясняются     особенности     хранения документов     с установленными сроками (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), документов с пометками «Постоянно», «До ликвидации организации», «До минования надобности», «До замены новыми», документов по личному составу.

Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

Есть и некоторые особенности, на которые необходимо обратить особое внимание. Так, например, трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников, делопроизводство по которым закончилось до 01 января 2003 года, нужно хранить 75 лет, те же документы, делопроизводство по которым закончилось после 01 января 2003 года, хранятся 50 лет.